Vous vous posez des questions sur la comptabilité de votre restaurant ? C’est normal : cet aspect de la gestion est souvent intimidant au premier abord… On a réuni ici l’essentiel des points à connaître pour bien appréhender sa comptabilité, les écritures dans le plan comptable ou son bilan en fin d’année !
Index :
La comptabilité des restaurants en bref
Faut-il faire appel à un comptable pour mon restaurant ?
La comptabilité des restaurants au jour le jour
Comptabilisation des recettes d'un restaurant
Comptabilisation des dépenses d'un restaurant
Comment la comptabilité peut vous aider à calculer la rentabilité de votre restaurant ?
Calculer le seuil de rentabilité
Le bilan comptable de fin d'année
La réponse est oui ! Un restaurant existe légalement entant que société commerciale. Comme toutes les sociétés, il doit donc tenir une comptabilité générale. Celle-ci implique des écritures complexes… Attention à ne pas se tromper, votre responsabilité serait engagée !
Seul un professionnel saura tenir votre comptabilité en cours d’année et en fin d’exercice. En fin d’année, il devra produire avec une grande rigueur les différents documents de "fin d'exercice" (voir plus bas). Il est donc nécessaire de faire appel à un comptable pour gérer son restaurant. Ce prestataire peut prendre plusieurs formes, plus ou moins couteuses : cabinet comptable spécialisé en restauration, expert-comptable indépendant, ou solution de comptabilité en ligne.
En comptabilité, un restaurant est tenu d’enregistrer de façon chronologique tous ses mouvements de patrimoine. Cela concerne d’un côté les dépenses : achats, salaires, loyers, licences, etc ; et de l’autre, les ventes (soit les recettes, consignées dans votre logiciel de caisse).
Les dépenses et les recettes font donc l’objet d’écritures comptables au fil de l’eau. Ces écritures (dans le livre-journal, ou plutôt dans un logiciel de comptabilité pour restaurant) doivent respecter le plan comptable du restaurant. Il s’agit d’une longue liste de comptes virtuels qui permettent de répertorier vos achats et dépenses dans les bonnes cases, en accord avec le plan comptable général.
Dans la comptabilité d’une entreprise B2B, les recettes sont ventilées par client. En restauration (et autres secteurs B2C), c’est impossible. Les recettes sont donc ventilées dans le plan comptable du restaurant par mode de paiement.
Pour cela, la caisse enregistreuse (ou logiciel de caisse) dispose d’une fonction qui permet de sortir le total des recettes à chaque fin de service. Il s’agit du ticket Z : il permet de générer une note avec le total des recettes par mode de paiement.
Carte bancaire, espèces, chèques, tickets-restaurant, titres-restaurant dématérialisés… Chaque sous-total peut faire l’objet d’une écriture comptable dans la bonne case du logiciel de compta. En général, ces recettes sont enregistrées dans un sous-compte du compte 7011 (vente de produits finis).
De même, les restaurants sont tenus de comptabiliser leurs dépenses de façon chronologique. Il faut réaliser des écritures comptables périodiques pour les achats de denrées alimentaires, les produits d’entretien, le mobilier, les uniformes, le loyer, les assurances, les salaires, etc…
Pour les achats de produits alimentaires, les écritures vont dans le compte 601. En général, ces écritures comptables sont assez chronophages ! Il faut beaucoup d’auto-formation pour éviter de faire des erreurs. Or, les erreurs de bonne foi sont pénalisées ! C’est pourquoi les restaurants font très souvent appel à un expert-comptable spécialisé, qui se charge de tenir la comptabilité à leur place.
Autre point de vigilance : pour tous les achats et dépenses, il est important de conserver une trace ! Les factures papier ou numérisées doivent être classées par ordre d’arrivée, pour servir de preuve en cas de contrôle. Tous ces documents doivent être conservés pendant 10 ans. Pour se faciliter la tâche, les restaurateurs peuvent utiliser une solution automatisée de gestion du paiement, comme Libeo.
Le ticket Z est en quelque sorte le récapitulatif de votre activité de caisse. Il est émis en fin de service ou de journée. C’est un ticket de clôture, à la différence du ticket X qui peut être émis en cours de service.
Utile à la comptabilité du restaurant, le ticket Z résume tous vos mouvements entrants. Votre facturation est ventilée par taux de TVA, par moyen de paiement, par famille de produit… Il a une valeur officielle :après vérification de concordance, il est utilisé par le comptable pour saisir vos recettes dans votre logiciel ou plateforme de comptabilité.
La comptabilité n’est pas seulement une obligation légale. Elle produit aussi des indicateurs financiers et économiques de première qualité pour gérer son restaurant. Elle permet notamment de savoir où se situe la rentabilité de votre restaurant, par rapport à certains indicateurs de performance.
Ces indicateurs sont à suivre régulièrement pour voir si tous les feux sont au vert. Leur évolution dans le temps peut vous aider à détecter un disfonctionnement et à y remédier avant qu’il ne soit trop tard. Parmi les principaux indicateurs de performance de votre restaurant se trouvent les suivants :
Un des indicateurs essentiels pour un restaurant est le seuil de rentabilité.
C’est le chiffre d’affaires qu’il doit absolument atteindre pour rentrer dans ses frais.
S’il dépasse ce seuil de rentabilité, il peut dégager des bénéfices.
Le seuil de rentabilité se calcule facilement, il suffit d’avoir les valeurs suivantes :
Sa formule est la suivante :
[.is--yellow-highlight]Seuil de rentabilité = charges fixes / marge sur cout variable[.is--yellow-highlight]
Entrez les valeurs ci-dessous pour afficher immédiatement votre seuil de rentabilité :
Prenons l’exemple d’un restaurant qui a les valeurs suivantes, chaque mois :
En l’état, le restaurant est déficitaire, mais il peut savoir exactement à partir de quel chiffre d’affaires il sera bénéficiaire, grâce au seuil de rentabilité.
Pour cela, on réalise le calcul intermédiaire de la marge sur coûts variables :
(CA – charges variables)/CA, soit :
(50000-35000)/50000 = 0,30 (ou 30%)
On peut calculer le seuil de rentabilité :
Charges fixes / marge sur coûts variables, soit :
18000 / 0,30 = 60000€
Le seuil de rentabilité se situe à 60.000€ : c’est le chiffre d’affaires que le restaurant doit dépasser afin de dégager des bénéfices.
Tous les 12 mois, c’est la fin de l’exercice comptable. S’il est calqué sur l’année civile, il se termine donc à la fin du mois de décembre. Les restaurants, comme toutes les sociétés, doivent alors répondre à certaines obligations comptables annuelles.
En fin d’exercice comptable, chaque restaurant doit procéder à l’inventaire de ses stocks non-périssables. Cela permet à l’administration fiscale de détecter les ventes dissimulées. L’inventaire peut être réalisé en interne ou confié à une entreprise spécialisée.
Ensuite, le restaurant va établir ses comptes annuels à partir des données comptables de l’année écoulée. Les documents à produire peuvent être les suivants :
Enfin, en plus d’être obligatoire, la comptabilité est une source d’informations précieuses pour un restaurant. Elle vous permet de compiler des indicateurs très importants pour booster la rentabilité de votre restaurant et le rendre plus profitable !
